以前は、販売管理システムとして名前が通ったパッケージシステムをオンプレミス運用していました。当時はネットワーク環境が十分でなかったため、支店に導入する際は、スタンドアロン版を別に購入していました。

本社と支店間で同じシステム採用しましたが、ネットワークで連携していなかったため、データは別々の管理でした。そのため、支店で受注・出荷入力したデータをメールで複数に分けて本社へ送信してもらい、本社で請求処理を行っていました。
支店においては入金状況がシステムで把握できず、また本社側も、支店での受注進捗状況がリアルタイムにわからないことが問題となっていました。別の支店へのシステム導入を検討し始めた際に、システムリプレースの必要性を感じました。　

新システムを選定する際は、①クラウドであること、②導入コストがリーズナブルであること、③ユーザーの権限管理ができることを必須要件としました。
数種類のパッケージについてデモンストレーションを参考にしたあと、あるパッケージで３か月間の試用を行いました。パラメータなどの設定により業務フローを自分で作成するのですが、自由度が高すぎて設計や管理が難しく、業務の60％程度を検証してあきらめました。

そのような時期に「GEN」のメーカーサイトを見つけ、コンセプトが当社に合いそうでしたので、2020年3月から試用を開始しました。
「GEN」も自由度が高いシステムですが、業務フローのベースが適度にあって、取り組みやすい印象でした。機能的には、CSVデータのインポート設定が容易な点や、帳票フォーマットが自由に作成できる点などを評価しました。また、導入や運用にかかるコストが、他社に比べて安かったことも選定理由です。
3か月の試用期間のあと、2020年6月から「GEN」の本稼働を開始しました。

導入後の運用を考え「直観的に誰でもすぐ使いこなせるシステム」を選定のポイントに置きました。十数社のシステムでデモンストレーションやトライアル運用し、１年程度をかけて比較検討した結果、 最終的に「GEN」にたどり着きました。

• 本社と2か所の支店で運用しています。当社は在庫をもたず、得意先から受注があると、それに応じた発注を行うシンプルな運用です。受注当日の出荷や直送が多く、請求処理は本社で一括して行うため、「GEN」の導入により、迅速な手配と拠点間を円滑に連携する仕組みができたと考えています。
• 受注は月に４～５千件あり、ほぼ同数の発注を行います。得意先のEDI(電子データ交換)や仕入先メーカーの発注ページから、受発注データをダウンロードして「GEN」に取り込んでいます。以前は、仕入先の発注ページに手入力を行い、同じ内容を販売管理システムへ再入力していました。「GEN」はCSVデータの取込が簡単に行えるため、効率的な運用で業務がラクになりました。今では、得意先や仕入先ごとに、受発注の取込フォーマットを20種類以上扱っています。
• 以前は、得意先の専用伝票(複写式の納品・請求書)を購入して、手書きで記入して発送していました。「GEN」は帳票フォーマットをExcelで自由に設定できるので、専用伝票の出力位置を合わせることができます。ドットプリンタでの印刷により複写式伝票にも対応でき、効率化が図れました。