従来の業務運用は、Excelを利用していました。たとえば、購買は発注・受入管理を、販売は受注・納品管理を、それぞれ管理表を設けて運用していました。
また、製造指示は、一部の製品のみに紙ベースで指示書を出力する運用でしたが、当時は営業側も製造側も、製品の在庫状況やリードタイムがおおよそ頭に入っていて、指示書のやり取りがなくともうまく業務が回っていました。

受注案件や製品種類の増加に伴い、従来のやり方では回らなくなってきました。「目で見る管理」では在庫状況が把握しきれない、工程管理に支障が出てくるといった状態になり、Excel運用では、仕入受入の入力モレが発生する、BOMの改訂が間に合わない、原価管理に対応できないなど、いくつかの課題が発生してきました。また、Excelでの管理は仕事の共有ができず、一部の社員に仕事が偏る状況となっていました。

課題に対応するため、生産管理システムの検討を開始しました。システムの選定にあたっては、10種類ほどパッケージ資料の取り寄せ・調査を行いました。そのうち、4社のシステムについて、デモを参照の上、提案見積を受けました。

GENを採用した理由のひとつは、クラウドシステムだからです。小さい会社なので、サーバー管理の負荷がかからないことが重要でした。また、月々のコストが安いことも魅力でした。もちろん、安いだけでやりたいことができないシステムは意味がありませんが、GENは工程進捗や実際原価管理などが実現でき、機能的にも充足したシステムであると評価しました。

2019年7月にGENを採用し、試行運用を行いながら3～4か月程度で本運用に至りました。

• 受注～納品、発注～受入、製造指示、在庫管理、実際原価管理をGENで運用しています。売掛買掛情報は、会計システムへ受け渡しています。
• 製番品については、製造実績登録時に工数情報をGENに入力しています。また、仕入額や外注経費も　製番単位で管理していますので、実際原価が算定できます。加えて、実績登録時に不良数や不具合理由も入力しており、それらの情報をBOMの歩留率の見直し時に参照しています。
• 主要な高額部品は１年分をまとめて発注しています。GENの｢在庫推移リスト｣で将来在庫の推移が確認できるようになり、発注数量の参考としています。
• 従来は製造指示が口頭の場合もありましたが、紙ベースの製造指示書を全案件で現場へ出すようにしました。指示に間違いがなくなったほか、指示書が部品のピッキングリストにもなっています。指示書があることで、新たに製造ラインに加わった人でも、製造手順が速やかに共有できるようになりました。
• 以前は毎月棚卸をしていましたが、GEN導入で帳簿在庫が判明するようになり、実在庫の確認は多くて3か月に１度となって工数が減りました。また、棚卸差異がある場合は、BOMに間違いがある場合が多いので、BOMのメンテナンスのための情報にもなっています。使ってみて分かったのは、GENはやり直し手順が楽です。修正・削除履歴も残り、便利になりました。