見積書、納品・請求書は手書き様式で発行していました。また、資材発注は基本的にメールなどで行い、事後に紙を起票する運用でした。受発注案件は、紙の書類をとりまとめてから、Excelに入力してデータ管理をしていました。

受発注に紙やメールを運用しているなかで、請求漏れや、受注案件に対する発注が漏れる場合がありました。また、見積積算にExcelを利用していましたが、その情報を共有したり、過去データを参照・流用する活用ができていませんでした。さらに、商圏を拡大したことにより、得意先によっては仮納品書を求められたり、個人需要などの一見客が増えたりして、管理に困っていました。

お付き合いのあるコンサル会社からは、従来から生産管理業務のコンサルティングや現場作業の動画分析システムなどの提案を受けていたので、同社が推す｢GEN｣に興味を持ちました。「GEN」は、すぐにサービスを受けられるクラウドシステムで、価格もリーズナブルであることが導入の端緒です。また、販売・購買管理から始めて、段階的に生産管理・原価管理まで運用を広げられることも魅力でした。

導入にあたってはＩＴ導入補助金も活用できたので、初期コストの負担も少なくて済みました。トライアル運用を含めて４か月程度で本稼働に至り、2022年1月から運用を開始しました。

• カスタム機能で見積積算の画面を作成して、運用しています。新規引合い時に過去の類似案件や資材・外注の価格を参照することにより、見積精度の向上に役立てています。
• 発注時は｢GEN｣で発注書を発行して、発注残管理を行うと共に、資材の納品書や請求書と照合しています。また、｢メール配信｣を利用して仕入先へ発注書を送付しています。
• 得意先から要望がある場合、仮納品書(金額記載なし)と正規納品書(金額あり)の双方を出力しています。納品書のフォーマットは、当社で登録できました。
• 販売店や個人などの一見客は、取引先マスタに｢諸口｣として登録して、取引先名や住所などを都度登録する運用を行っています。請求モレがなくなり、確実に管理できています。
• 事務方の運用が落ち着いてきたので、今後は工場で生産実績の登録・管理を行い、実績原価管理へつなげたいと考えています。