「CSVデータ取込が簡単にできるため、業務がラクになった」
プロフィール
業種 ：金型部品・治具・工具等の販売
資本金：2,000万円
社員数：25名
拠点 ：本社、工場×1か所、支店×４か所
ご利用状況
範囲 ：販売管理、購買管理
ご利用：7ユーザー
GEN選定のポイント
- クラウドシステム
- CSVインポート/エクスポートの柔軟性
- 帳票のカスタマイズ性
- 低価格
導入の経緯
従来の状況
以前は、販売管理システムとして名前が通ったパッケージシステムをオンプレミス運用していました。当時はネットワーク環境が十分でなかったため、支店に導入する際は、スタンドアロン版を別に購入していました。
問題点
本社と支店間で同じシステム採用しましたが、ネットワークで連携していなかったため、データは別々の管理でした。そのため、支店で受注・出荷入力したデータをメールで複数に分けて本社へ送信してもらい、本社で請求処理を行っていました。
支店においては入金状況がシステムで把握できず、また本社側も、支店での受注進捗状況がリアルタイムにわからないことが問題となっていました。
別の支店へのシステム導入を検討し始めた際に、システムリプレースの必要性を感じました。
選定の経過
新システムを選定する際は、
①クラウドであること
②導入コストがリーズナブルであること、
③ユーザーの権限管理
これらができることを必須要件としました。
そのうえで、数種類のパッケージについてデモンストレーションを参考にしたあと、あるパッケージで３か月間の試用を行いました。パラメータなどの設定により業務フローを自分で作成するのですが、自由度が高すぎて設計や管理が難しく、業務の60％程度を検証してあきらめました。
そのような時期に「GEN」のメーカーサイトを見つけ、コンセプトが当社に合いそうでしたので、2020年3月から試用を開始しました。
「GEN」も自由度が高いシステムですが、業務フローのベースが適度にあって、取り組みやすい
印象でした。機能的には、CSVデータのインポート設定が容易な点や、帳票フォーマットが自由に作成できる点などを評価しました。また、導入や運用にかかるコストが、他社に比べて安かったことも選定理由です。
3か月の試用期間のあと、2020年6月から「GEN」の本稼働を開始しました。
導入企業様の声
ご評価のポイント
➢受注は月に４～５千件あり、ほぼ同数の発注を行います。得意先のEDI(電子データ交換)や仕入先メーカーの発注ページから、受発注データをダウンロードして「GEN」に取り込んでいます。
以前は、仕入先の発注ページに手入力を行い、同じ内容を販売管理システムへ再入力していました。「GEN」はCSVデータの取込が簡単に行えるため、効率的な運用で業務がラクになりました。今では、得意先や仕入先ごとに、受発注の取込フォーマットを20種類以上扱っています。
➢ 以前は、得意先の専用伝票(複写式の納品・請求書)を購入して、手書きで記入して発送していました。「GEN」は帳票フォーマットをExcelで自由に設定できるので、専用伝票の出力位置を合わせることができます。ドットプリンタでの印刷により複写式伝票にも対応でき、効率化が図れました。
導入後のご利用状況
本社と2か所の支店で運用しています。
当社は在庫をもたず、得意先から受注があると、それに応じた発注を行うシンプルな運用です。
受注当日の出荷や直送が多く、請求処理は本社で一括して行うため、「GEN」の導入により迅速な手配と拠点間を円滑に連携する仕組みができたと考えています。
導入効果
効果１．本社・支店間の連携強化
「GEN」という共通基盤を運用することで、本社・支店間の業務連携が格段に強化されました。経営層も支店の状況をリアルに参照できるため、タイムリーな指示やフォローが可能となりました。
効果２．受発注のEDIデータのフル活用
取引先の受発注データを取り込むことで、データ入力に伴う負担が大幅に軽減され、迅速な手配に基づく顧客満足度の向上につながりました。
効果３．取引先の伝票様式に合わせた出力
得意先の専用伝票に合わせた出力が可能となり、複写式伝票であっても対応できる仕組みにより、効率化が図れました。